Профессионалам, работающим в ресторанном бизнесе объяснять что такое учет не приходится. Это целая стихия, которая контролирует процесс производства и позволяет отчитываться перед налоговыми органами.

АВТОМАТИЗАЦИЯ – ПОМОЩНИК РЕСТОРАТОРА

Учет в ресторане имеет свою специфику – сам вид деятельности предполагает сочетание производства и торговли. И этот процесс отражается именно в складском учете. Чтобы представить всю сложность задачи, достаточно перечислить объекты и участки для учета движения товаров. Их немного – всего по три.

В первую категорию входят – товары для перепродажи. Они же иногда являются и сырьем для производства. (Например, алкогольные напитки могут продаваться в чистом виде либо входить в состав коктейлей. Прим. автора). Вторая категория – полуфабрикаты, входящие в состав продаваемых блюд, но не являющиеся объектами продажи. (Например, фарш входит в состав котлет. Прим. автора). А также – непосредственно склад, который управляется кладовщиком, принимающим товары от внешних поставщиков, и по мере необходимости выдает их на кухню и в бар. Плюс производство, где ответственным лицом является технолог или шеф-повар и, наконец, место розничной торговли – бар, где ответственный бармен.

Однако для эффективной работы ресторана необходимо контролировать движение каждого товара на конкретном участке. С этой целью, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции, составляют калькуляционные карты.

Основаны они на данных о поставках сырья и технологических картах. Последние описывают технологию приготовления полуфабрикатов и блюд, а также нормы закладки сырья. По закону любые изменения в нормах закладки и в стоимости сырья должны отражаться в калькуляционной карте.

КАК ЭТО ДЕЛАЛОСЬ РАНЬШЕ?

Для каждого объекта заводилась отдельная карточка. В результате их набиралось... несколько сотен. Для составления элементарного отчета, нужно было все перебрать и произвести огромное число арифметических операций. Понятно, что бухгалтеры считали такую работу каторгой.

Еще сложнее – контролировать работу кухни. Даже при применении самого простого способа –  подсчета фактических остатков товара на каждом участке с расчетными, необходимо было высчитывать количество использованных продуктов.

Причем все расходы сырья и приходы готовой продукции отражались в товарных карточках.

Но и это еще не все. Для оперативного управления рестораном обязателен и учет денег. Чтобы определить прибыльность предприятия, найти слабые места в ведении хозяйства, нужно знать затраты на производство, частью которых являются затраты на покупку сырья.

КАК ЭТО ДЕЛАЕТСЯ СЕГОДНЯ?

Повысить эффективность этого процесса помогла только полная его автоматизация, которая проблемой. В компьютерных системах складского учета формы для ввода данных максимально приближены к оригинальным документам. Их можно выбрать из соответствующих словарей простым нажатием нескольких клавиш. Кроме того, вводить данные можно при помощи сканеров для чтения штрих-кода.

Автоматизация позволяет вести складской учет и между подразделениями ресторана. В компьютер заносится документ о внутреннем перемещении товаров, которые списываются в подразделении-источнике и приходуются у получателя.

В базе данных хранятся и электронные копии рецептов, и история их изменений.

Поэтому можно отслеживать динамику изменений сырьевого набора и его стоимости и за считанные секунды получать полную картину работы кухни.

Производственный процесс и отпуск готовых изделий отражается в заборных листах или в расходных накладных. Обрабатывая их, компьютер фиксирует расход сырья, необходимый для получения продукции, приход готовых изделий и рассчитывает себестоимость.

Документы по расходу блюд также можно формировать автоматически – для этого кассу и складской компьютер надо связать в единую сеть. В результате все данные о приготовленных блюдах (включая выручку) заводятся официантами и кассирами.

В конце рабочего дня сведения из кассы попадают в базу данных компьютера. На их основе формируются документы по расходу блюд, и строится вся последующая документация: расходные накладные, акты списания продуктов с производства...

Так проводится аналитический учет. Затем эти документы передаются в другие системы, например, в бухгалтерскую, где ведется свой, синтетический учет денежных сумм.

На основе данных о движении товаров составляются расчетные остатки по каждому подразделению, а для контроля проводится инвентаризация. В компьютер при помощи сканера штрих-кода заносятся фактические остатки, и после этой несложной операции тотчас появляется результат: количество и сумма излишков и недостач.

БАР – ТЕМА ОТДЕЛЬНАЯ

А точнее – инвентаризация в баре.

Посчитать остатки здесь не так просто, поскольку не все напитки продаются целыми бутылками.

Иногда для расчета таких остатков бармены выливают содержимое бутылок в измерительные мензурки, а потом заливают обратно.

Однако современные системы учета позволяют использовать для инвентаризации специальные весы. В базу данных заносится информация о таре, и бармену остается только поставить бутылку с напитком на весы и отметить ее массу в компьютере.

Расчет излишков и недостач произойдет автоматически. Все описанные возможности автоматизации складского учета отражены в системе складского учета R-Keeper StoreHouse. Поскольку она является элементом ресторанной системы R-Keeper, есть возможность использовать данные, поставляемые ее кассовой частью. Это позволяет рассчитывать остатки в баре и на кухне в режиме ON-Line и производить внезапные проверки в этих подразделениях ресторана.

По сравнение со многими западными аналогами система R-Keeper учитывает отечественную специфику, что позволило на данный момент владельцам 14 000 заведений выбирать именно R-Keeper.

Отечественная компания «Пионер» более пяти лет представляет R-Keeper на рынке Казахстана. На данный момент «Пионер» успешно реализовал более 200 проектов по автоматизации ресторанов, кафе, баров, ночных клубов.

Система R-Keeper представлена практически во всех городах республики.

Подробную информацию о системе можно получить, позвонив в компанию «Пионер» по телефонам (727) 293-94-03, (727) 293-94-11.