Основные бизнес-процессы, с которыми чаще всего имеет дело любое розничное предприятие реализованы в системе SuperMag Plus в виде стандартных настраиваемых процедур:

• Построение сети
• Формирование ассортимента
• Определение ценовой политики
• Взаимодействие с поставщиками
• Формирование заказов на поставку
• Приемка товара
• Управление распределительным центром
• Собственное производство
• Формирование продажных цен
• Продажа товаров
• Учет и контроль
• Управление финансовыми обязательствами
• Подведение финансовых итогов
• Анализ результатов деятельности
• Управление персоналом
• Настройка на отраслевую специфику
• Интеграция с внешними системами

Строим сеть

1. Создаем склады и магазины

Реальными объектами сети являются магазины и склады, выполняющие роль распределительных центров. В торговой системе данные объекты воспроизводятся в виде так называемых мест хранения. В интуитивно понятном диалоге с системой пользователь может создать множество складов, магазинов, распределительных центров, описать их внутреннюю структуру в виде отделов, цехов собственного производства.

2. Объединяем объекты в сеть

Каждый созданный торговый или складской объект в системе получает свое место и назначение в сети. Он создается изначально как сетевой. При этом определяется три сетевых ракурса объекта: его место в управленческой иерархии, место в логистической схеме и место в структуре документооборота.

3. Определяем иерархию принятия управленческих решений в сети

Система позволяет построить управленческие иерархические схемы любой сложности и любой вложенности. Можно построить международную сеть, выделив уровни центрального офиса, национального офиса, регионального офиса, распределительного центра и магазина. А можно построить «сеть», состоящую из одного магазина.

При этом за каждым уровнем управленческой иерархии можно закрепить список делегированных прав по принятию решений, сопоставить уровни с должностями пользователей.

4. Логистика в сети

В системе существует два логистических уровня: распределительный центр и магазин. Они обусловлены двумя основными способами снабжения, через централизованное распределение и напрямую от поставщиков. Логистические уровни связаны единой логикой заказа товара и распределения и представляют из себя единый «организм», а не набор отдельно стоящих объектов, случайно обменивающихся товарами.

Построение логистики сети ориентировано на централизованное управление заказами и распределением, что отвечает современным требованиям к организации торговых сетей. Распределительным центром может служить склад, платформа для кросс-докинга, автомобиль, развозящий товары, один из магазинов.

Система позволяет организовать распределение в сети продукции, производимой собственным производством в случае распределения производственных цехов по магазинам и создавать региональные промежуточные склады. Создание объектов сети и определение внутренней логистики позволяет материально обособить торговые и складские объекты для решения задач сохранности материальных ценностей.

Кроме того, логистика сети позволяет консолидировать возврат товаров поставщику через склады возврата.

5. Документооборот в сети

На каждом из объектов сети производятся операции и создаются по результатам операций документы. Объекты сети «могут» обмениваться документами, система консолидирует документопоток в центральном офисе. Трассировка и причина отсылки документов прописывается пользователем на основании управленческой иерархии и логистики сети.

6. Определяет торговый и маркетинговый профиль объектов

Существует множество торговых форматов и специализаций по ассортименту. Торговые сети могут быть многопрофильными и многоформатными. Могут представлять одновременно формат гипермаркета и супермаркета, специализироваться на продуктах или стройматериалах.

Сеть может работать в разных регионах с разной маркетинговой обстановкой, где-то покупатель зажиточный, а где-то не очень.

В системе для этого существует определения профиля сетевых объектов с торговой и маркетинговой точки зрения. Торговая точка зрения в итоге определяет ассортимент данной торговой точки, его ширину, глубину и сбалансированность. Маркетинговая точка зрения определяет профиль магазина для целей централизованного автоматического ценообразования.

Формируем ассортимент

1. Создаем товарный классификатор

Любой товарный справочник должен быть классифицирован и сгруппирован. Причем взглядов на классификацию существует несколько. Например, классификация с точки зрения закупщика, классификация с точки зрения покупателя, классификация с точки зрения поведения цены товара и его продвижения на рынок.

Торговая система позволяет построить основной классификатор товаров, бесчисленное множество пользовательских классификаторов, специальные классификаторы по маркетинговым группам, кодам алкогольной продукции, статистическим формам 1-ТОРГ, 3-ТОРГ.

Классификатор товаров позволяет ограничить численность входящих в него групп и товаров в них, обладает инструментами предотвращающими бесконтрольный рост товарного справочника.

2. Создаем товарный справочник

Товарный справочник создается, пополняется и изменяется в течение всего срока работы розничной сети. Товар является объектом, обладающим множеством атрибутов, определяющих его поведение в системе:

• Артикул;
• Название полное, название краткое;
• Единица измерения, основная и альтернативные;
• Список штрихкодов по каждой упаковке товара;
• Весо-габаритные характеристики;
• Срок реализации;
• Сорта, размеры, цвета, роста для текстиля;
• Страна происхождения;
• и множество других характеристик.

Введение товара в список может быть выделено в отдельный процесс с разделением должностей и функций по ним. Менеджер может заносить параметры по свойствам товаров, бухгалтер – по налогам, маркетолог – по маркетинговой классификации и наценке, логист – по весо-габаритным характеристикам. А все эти данные затем утвердит начальник или директор, вводя товарную карточку в оборот.

Формируем ценовую политику

1. Формирование видов цен

Существуют много причин для оценки товарных активов пользователем. Главная и понятная всем – это продажа товаров. Но и здесь могут быть варианты, может быть цена для всех, цена «для своих», цена для VIP-покупателей. Оценка проводится также для определения ликвидности по рыночным ценам, для предъявления претензий материально ответственным лицам, для оформления первичных документов, для внутреннего управленческого учета, для формирования финансовых результатов по МСФО по цене возможной продажи и т.д.

В торговой системе SuperMag Plus можно создать неограниченное количество видов цен для реализации этих целей. Значения по каждому из видов цен будут формироваться независимо и не будут мешать друг -другу.

Конструкция с использованием видов цен позволяет в одно и то же время назначать в разных магазинах разные цены и правила их формирования (наценки, округления, коридоры и тд.)

2. Выбор модели ценообразования

Управление ценами в SuperMag Plus может проходить как в автоматическом и ручном режиме.

На каждый товар можно назначить цену вручную. Но 80% товарных позиций не нуждаются в таком детальном подходе и цена на них может поддерживаться автоматически.

Автоматическое ценообразование поддерживает два метода: затратно-маржинальный и конкурентный.

Формирование цены в SuperMag Plus при затратно-маржинальном методе происходит на основе цен поставщиков, определенных в контрактах, с условие поддержания требуемой доходности. При формировании цены система производит интеллектуальные проверки на пограничные условия, динамику роста и падения цены, на специальные ограничения.

В SuperMag Plus реализованы два уровня ценообразования: централизованный, линейный. Это дает возможность гибко управлять розничными ценами, как на уровне сети, так и на уровне отдельного магазина, а также проводить различные маркетинговые акции в сети в целом и в отдельных магазинах. Таким образом, учитываются не только общие тенденции изменения конъюнктуры рынка, но и особенности месторасположения, конкурентной позиции и покупательской аудитории отдельных торговых точек в сети.

Договариваемся с поставщиком

1. Находим поставщика

Пользователь регистрирует организацию-поставщика в системе, описывает его юридические и логистические параметры:

• Название;
• Адреса;
• Банковские и регистрационные реквизиты;
• Перечень складов, сотрудников и прочие атрибуты.

Поставщик в первую очередь рассматривается как источник товарных потоков и исполнитель заказов. Кроме того, он рассматривается и как объект возникающих финансовых обязательств.

Поставщик может быть представлен в виде нескольких организаций существующих одновременно или сменяющих друг-друга.

SuperMag Plus поддерживает множество классификаторов списка поставщиков для удобства работы менеджеров и получения аналитической отчетности.

2. Заключаем контракт с поставщиком

С поставщиком заключается контракт на определенный срок. В контракте фиксируются условия поставки, размещения заказа, ассортимент, места поставки (магазины сети), контрактные цены, условия оплаты, отсрочки, размер товарного кредита. Менеджер может создавать множество заказов по одному поставщику, делать их действующими или приостановленными, срочными или бессрочными.

Система контрактов позволяет создать диверсифицированные условия поставки и заказа для каждого торгового объекта.

Интуитивно понятный интерфейс контракта в SuperMag Plus напоминает широко используемые «бумажные» версии этого документа и поэтому работа с ним менеджера для последнего легка и приятна.

Делаем заказ поставщику

1. Централизованный и децентрализованный заказ

Система позволяет делать заказы поставщику автоматически на основании данных о текущих запасах товаров, прогноза продаж и условий контракта с поставщиком.

Запуск автоматического формирования заказа может производиться в центральном офисе или непосредственно на торговом объекте. Преследуя цель снижения затрат и концентрации квалифицированного персонала в центральном офисе, пользователь может организовать централизованный заказ. При этом в центральном офисе будут формироваться заказы на все объекты сети или объекты, принадлежащие определенному кусту сети.

2. Процесс формирования заказа

Процесс формирования заказа является одним из ключевых в работе розничного оператора. С него начинается управление товарным запасом.

Поэтому в торговой системе предусмотрено множество вариантов течения данного процесса.

Поскольку процесс формирования заказа отталкивается от текущих запасов, то требуется поддерживать корректность учетных остатков в системе. Поскольку этот процесс связан с проведение тяжелых и утомительных инвентаризаций, то в системе реализован упрощенный вариант коррекции остатков, именно, для целей «правильного» заказа. Персонал магазинов выявляет отклонения фактических остатков от учетных и корректирует остатки в системе для проведения заказа. Система игнорирует эти действия для бухгалтерского учета, а использует только для заказа. Таким образом, заказ происходит практически «от полки» с высокой точностью. Сама процедура корректировки остатков является крайне простой в системе. При интеграции ее в регламент магазина не усложняет жизнь персонала, но дает впечатляющий эффект при управлении запасами.

На основании корректных остатков и прогноза продаж даже секретарь сможет в назначенный срок каждое утро запускать автоматическую генерацию заказов. Созданные автоматически заказы могут быть изменены соответствующим менеджером по заказам и переданы поставщику.

В особых случаях заказ может формироваться в полуавтоматическом режиме. Для этого пользователю предоставляется рабочая среда с интеллектуальной обработкой данных, с автопредложениями заказа. Пользователь, привыкший работать в Excel, легко сориентируется в такой среде и по достоинству ее оценит. Данный метод предназначен для случаев, когда еще или уже не работают законы больших чисел и автоматический заказ не имеет статистики для прогноза продаж.

Ну, и совсем творческий менеджер может вообще не пользоваться автоматикой, создавать заказ вручную на основании множества отчетов системы и собственной интуиции.

Созданные заказы могут проходить путь согласования и утверждения у руководства коммерческого отдела и директора, роли формирования заказа и его утверждения разделены. Это позволяет разбить процесс по должностям и разделить ответственность.

Когда заказ утвержден, он отправляется поставщику по электронной почте, по телефону, в виде XML файла или иным путем.

Есть розничные сети, в которых заказ поставщику не используется. В таком случае все выше описанное можно просто не делать. Система спокойно может принимать товар и без предварительного заказа.

Принимаем товар

1. Идентифицируем поставщика и заказ

Если поставок в сети много, то без графика поставок не обойтись. При обращении экспедитора поставщика к приемщику в магазине или на складе система должна дать ответ, а ждут его сегодня в этом месте и в этот час. Система позволяет реализовать жесткую и мягкую линию поведения при приеме поставок. Основанием для обработки поставки служит предъявленный поставщиком заказ или его номер. Это пропуск к рампе для разгрузки.

2. Разгружаем и считаем товар

Приемщик может осуществлять приемку множеством способов: сканируя товар или «на глаз», считая все или выборочно, используя мобильные терминалы или на стационарном рабочем месте, работая «вслепую» (не зная заранее спецификации и количества) или по заранее приготовленному списку. В системе реализованы все известные методы проверки и подсчета товара.

Систему можно настроить на жесткий прием только по заказу, можно сделать этот режим мягким и предупредительным. Система позволяет, при желании пользователя, блокировать прием сверх заказанного.

Система интеллектуально распознает технологические превышения нормы заказа, связанные с невозможностью точного соответствия весовых и мерных товаров заказанному количеству. Это делает работу приемщика товаров легкой и быстрой и позволяет ему сосредоточиться на приемке товара по качеству, количество и спецификацию система контролирует за него.

3. Сколько стоит то, что привез поставщик

Если на рубеже приемки нет специалиста по ценам и ставкам НДС, то не стоит беспокоиться. Система сама проставит в приходную накладную контрактные цены и распечатает пакет документов. Если на рубеже приемки предусмотрен ввод цен с накладной поставщика, то система поможет их ввести, предоставляя специальный ценовой интерфейс накладной, подскажет цены предыдущих приходов и контрактов, сигнализирует о расхождении ставок НДС, проверит нарушение поставщиком ценовых соглашений, выявит скачки цен и многое другое.

Если пользователь пожелает, то систему можно настроить так, что она не станет ничего контролировать и примет все, как заведет конкретный менеджер.

Можно вообще не работать с ценами на рубеже приемки, а оставить этот задачу специалистам центрального офиса. Товар в этом случае будет принят в количестве и поступит в продажу.

Используем распределительный центр

1. Распределительный куст

В розничной сети Распределительный центр выполняет роль управляющего звена: он наполняет магазины товарами в соответствии с принятой политикой заказов и организует заказы поставщикам таким образом, чтобы они соответствовали потребностям сети.

РЦ регулирует процессы снабжения «сверху», выполняя свою главную задачу – поставить в магазины товары в нужном количестве и в нужное время. Важной функцией, реализованной в SuperMag Plus, является 100% учет сроков годности товаров.

SuperMag Plus учитывает возможности и потребности в товарах (остатки, скорость продаж) каждого магазина сети. Если, по какой-то причине, оказалось, что товаров сегодня не хватает для обеспечения всех магазинов, то РЦ переходит от функции снабжения к функции распределения по специальным алгоритмам.

Торговая система позволяет создать множество логистических кустов, состоящих из магазинов и снабжающего их распределительного центра. Такие кусты определяются географическим местоположением магазинов.

Система изначально проектировалась с учетом широкого использования централизованного снабжения товарами. Поэтому функционал распределительного центра весьма богат и решает две основных задачи: централизованного заказа на распределительный центр с учетом потребностей всего куста и централизованного распределения имеющихся товарных ресурсов внутри куста. Попутно распределительный центр реализует и функцию хранения товаров, поддерживая приемку поставки, размещение грузов, комплектацию отгрузок, перемещение грузов в зону отгрузки. Для расширения функциональности внутрискладской логистики торговая система может быть состыкована с WMS.

2. Заказываем на склад

Пользователь торговой системы, вводя в строй новый магазин, договариваясь с поставщиком, включая в ассортимент новый товар, определяет каким путем будет двигаться товар, через РЦ или напрямую в магазин.

Назначив, номенклатуру РЦ менеджер управляет всем процессом заказа и распределения запасов из центрального офиса, делегируя сотрудникам РЦ лишь простые задачи погрузки, разгрузки и комплектации.

Функцию заказа можно делегировать и сотрудника склада.

Автоматический заказ делается исходя из потребностей всех магазинов, входящих в куст и текущих товарных остатков на РЦ и в магазинах.

Система оперирует тремя алгоритмами заказа и более, чем двадцатью параметрами для заказа. Условия заказа и алгоритмы можно применять диверсифицированно в разрезе товаров и магазинов.

Система обладает интеллектуальной защитой от логистического конфликта, если пользователь назначил одновременно два пути снабжения магазина, напрямую и через РЦ.

3. Принимаем и распределяем товары

Поступившие поставки принимаются на складе всеми возможными вариантами приемки, как на основании сделанного заказа, так и в свободном режиме. Приемщик может осуществлять приемку множеством способов: сканируя товар или «на глаз», считая все или выборочно, используя мобильные терминалы или на стационарном рабочем месте, работая «вслепую» (не зная заранее спецификации и количества) или по заранее приготовленному списку. В системе реализованы все известные методы проверки и подсчета товара.

Систему можно настроить на жесткий прием только по заказу, можно сделать этот режим мягким и предупредительным. Система позволяет, при желании пользователя, блокировать прием сверх заказанного.

Система интеллектуально распознает технологические превышения нормы заказа, связанные с невозможностью точного соответствия весовых и мерных товаров заказанному количеству. Это делает работу приемщика товаров легкой и быстрой и позволяет ему сосредоточиться на приемке товара по качеству, количество и спецификацию система контролирует за него.

Приемка на складе может вестись упаковками или вложениями. Поступившие упаковки могут быть маркированы внутренним штрихкодом и размещены на складе.

Полученные товары могут быть мгновенно распределены по магазинам. Для этого система имеет автоматизированный алгоритм распределения, связанный с заказом поставщику. Сотрудник центрального офиса или РЦ автоматически формирует складские требования по каждому магазину куста.

В режиме кросс-докинга ведется формирование отгрузок в магазины на основании сформированных складских требований.

В системе реализована возможность «грубого» предварительного отбора товаров в зону отгрузки из зоны хранения, с последующей точной комплектаций отгрузки.

4. Перемещаем товары в магазин

В торговой системе реализован механизм перемещений с РЦ в магазины и обратно. Функционал накладных на перемещение не позволит пользователю «потерять» товары в пути. Система поддерживает бизнес процесс перемещения в двух географически разнесенных объектах, как единый.

Производим собственную продукцию

1. Собственная кулинария на прилавке

В магазинах и на распределительном центре существует возможность организовать цеха собственного производства. Ассортимент собственной продукции может быть распределен по всем цехам с учетом кустового принципа. При этом каждый магазин, имеющий цеха, может быть источником снабжения других магазинов продукцией производимой исключительно в этом магазине.

Цель автоматизации производственных процессов – поддержание технологии производства. Достигается она назначением правил производства продукции в виде рецептов с учетом проработки. Далее расход сырья и материалов произошедший фактически сравнивается с нормативным расходом по рецептам. На основании этого сравнения делаются вывода о соблюдении технологии при производстве и разделке и различных злоупотреблениях и потерях. Функционал системы весьма полезный инструмент для технолога.

Производственные процессы могут поддерживать многостадийность, цикличность, перемещение полуфабрикатов по цехам.

Наряду с технологической задачей решается задача расчета стоимости готовой продукции и оценки материальных затрат.

Система предполагает единый поток материальных запасов для торговли и производства. В SuperMag Plus это достигается преобразованием товарной сути в производственную и использованием товаров, как сырья для производства.

Продукция собственного производства может реализовываться в режиме торговли или режиме кафе или фаст-фуда.

2. Кафе и «фаст-фуд» в торговой сети

В сеть можно интегрировать и точки общественного питания, разного рода кафе, фаст-фуды, кофейни. Движение товарных потоков будет единым для магазинов и точек общественного питания. Это позволит эффективно управлять ресурсами и планировать запасы.

При этом фронтальная часть системы адаптирована под бизнес процессы общественного питания. АРМ кассира- официанта реализован в виде сенсорного дисплея и поддерживает графическое отображения зала и столиков.

Формируем цены для продажи

1. Назначаем цены в магазинах

В соответствии с прописанными заранее ценовыми политиками и правилами организуется процесс ценообразования. Для большей части товаров цена формируется автоматически на основании цены прихода и цен конкурентов.

Крупные сети могут реализовать механизм централизованного дифференцированного ценообразования, опирающегося на базовые прайс-листы маркетинговых форматов. Это позволяет реализовать самые современные маркетинговые методики конкурентного управления ценами при больших товарных номенклатурах и большой географии объектов. При этом затраты на квалифицированный персонал отдела маркетинга будут минимальны, его ресурсы будут сосредоточены в центральных офисах.

Мгновенный приход товара и новая контрактная цена также может служить основанием для изменения цены. При этом сам процесс формирования новой цены не только контролируется системой, защищая от убытков и потерь, но может расщепляться между должностями сотрудников в зависимости от риска принимаемых решений.

Ценообразование и сами цены могут быть различны в разных кустах и магазинах.

Система поддерживает синхронизацию поступления информации о ценах в различные оконечные устройства: кассы, весы, принтеры этикеток, терминалы сбора данных, прайс-чекеры, принтеры печати ценников, в электронные ценники, АРМы продавцов консультантов.

2. Проводим маркетинговые программы и промо-акции

В современной торговле, где постоянно обостряется конкуренция, выражение «Покупатель – наш король» с каждым годом становится все актуальнее. Маркетинговая акция в магазине может быть долгосрочной (вывод товара на рынок), краткосрочной (предпраздничная торговля), разовой (ликвидация стоков, продажа скоропортящихся товаров).

Маркетинговая акция отличается от «обычной» скидки тем, что ее задачей является продвижение отдельного товара, либо их группы. Планируя акцию по стимулированию продаж, необходимо четко определить ее сроки и привлекательную цену. Так же требуется обеспечить поддержание акционной цены и ее совместное применение с другими инструментами лояльности.

Торговая система поддерживает процесс проведения маркетинговой акции неизменностью акционной цены, сроками, локализацией места проведения.

Система помогает объективно оценить эффективность проведения акции, выдавая подробные отчеты о динамике продаж в период акций, а также до и после них.

Продаём товары

1. Режим торговли

Система SuperMag Plus позволяет организовать любой режим торговли, применяемый в практике:

• Самообслуживание;
• Прилавочная торговля;
• Cash&Carry;
• Торговля по образцам;
• Торговля сложными и крупногабаритными товарами;
• Торговля с дополнительным сервисом;
• Торговля за безналичный расчет и отгрузка по документам без применения ККТ.

Наиболее эффективный режим торговли, самообслуживание, поддержан в системе во всех деталях с учетом особенности процесса.

Магазин разбивается на зоны (отделы), планируется по выкладке и номенклатуре отделов. Для каждого из отделов могут быть назначены отдельные кассовые узлы и весы.

Торговые залы оборудуются прайс-чекерами и информационными киосками, связанными с торговой системой.

Магазин торгует только ассортиментом, определенным для него пользователем. Он может быть уже полного товарного списка всей сети. Это зависит от торгового профиля магазина.

2. Выкладываем товар по правилам

Система позволяет взаимодействовать с известными программными продуктами, управляющими выкладкой товаров и планограммой магазинов.

В системе реализован механизм внутренней подпитки торгового зала со склада или верхних ярусов стеллажей, основанный на мониторинге скорости продаж на кассовой линии. Полки не останутся пустыми, а склады не будут завалены неликвидами.

3. Сопровождаем продажи

Для товаров, требующих услуг продавцов, система поддерживает технологию сопровождаемой продажи. К таким товарам относятся сложные технические товары, крупногабаритные товары, товары, представленные в зале в виде образца. Система позволяет консультировать покупателя при помощи специального рабочего места продавца консультанта в WEB – интерфейсе. Продавец консультант может дать информацию о товаре, о рекомендуемых товарах к нему, аксессуарах, дать справку об использовании, сообщить о наличии и др.

Кроме того, продавец-консультант может выписать чек для оплаты на кассе, зарезервировать товар, замаркировать резерв и его физически блокировать упаковкой и маркировкой от иной продажи.

Система фиксирует активность продавцов – консультантов и позволяет определять по ним KPI.

4. Обеспечиваем производительность кассовых линеек

На кассовом рабочем месте все направлено на обеспечение максимальной скорости обслуживания покупателей. Кассиру совсем не обязательно смотреть на экран кассы в процессе сканирования купленных товаров, касса предупредит его звуковым сигналом обо всех событиях, требующих внимания. Выполнение самих операций, например, отказ от товара, изменение количества, прием оплаты и другие, выполняются кассиром за два шага, а не за три, как обычно. Многоплоскостные и многолучевые сканеры считывают штрихкод с упаковки практически со всех сторон, поэтому кассиру не надо тратить время на позиционирование товара нужным образом.

Уникальная система шаблонов обработки вводимой кассиром информации позволяет автоматически распознавать любые события – считывание штрихкода, ввода артикула, номера дисконтной карты, подарочного сертификата, номера кредитной карты. Таким образом, за кассиром остаются фактически две функции – отсканировать товары и принять деньги, все остальное система сделает сама автоматически и безошибочно.

Применение современных архитектурных решений позволяет максимально централизовать администрирование кассовой системы, все необходимые настройки делаются на управляющем сервере, который «раздает» их на кассы. Администратору системы не надо подходить к каждой кассе, чтобы добавить новую операцию, изменить права доступа, изменить дизайн чека и т.д. Все изменения можно сделать на кассовом сервере магазина, либо на центральном сервере, который управляет целой сетью серверов магазинов.

Благодаря многозадачной операционной системе кассир не отвлекается на процедуры приема информации из торговой системы или выгрузки в нее результатов продаж, все происходит в фоновом режиме абсолютно незаметно для кассира.

Кассовая система позволяет решить задачу пиковой нагрузки в магазине без установки дополнительных касс. Технология «убийцы очередей» позволяет разнести процесс сканирования товаров и приема денег за покупку. Отдельный персонал с помощью дешевого переносного терминала сбора данных подготавливает предварительный чек, который автоматически передается на все кассы. Таким образом, когда покупатель подходит к любой кассе магазина, то кассиру остается только ввести единственный код этого предварительного чека и вся покупка немедленно появляется на экране, автоматически рассчитываются скидки и дальше кассиру остается только принять оплату. Таким образом, время обслуживания покупателя на кассе сокращается в несколько раз.

5. В фокусе - лояльность покупателя

Кассовая система предоставляет уникальный инструмент для управления системой лояльности покупателей. Список возможных типов скидок может показаться небольшим, немногим более 20, но каждый тип содержит в себе несколько вариантов, что позволяет реализовать сотни различных комбинаций условий предоставления скидок.

Результатом действия алгоритма скидки не обязательно является предоставление самой скидки, результатом может быть – выдача сообщения кассиру, начисление рассчитанной суммы на бонусный счет клиента, выдача подарков покупателю.

Значение скидки совсем необязательно вычисляется как значение процента, но и как значение скидки в рублях, может быть указана цена продажи, может быть указан прайс-лист, из которого необходимо взять цену продажи.

Для каждой скидки может быть указан список клиентов-покупателей или группа справочника клиентов, для которых действует эта скидка.

Кассовая система предлагает уникальную персонифицированную систему работы с покупателями. В ней все параметры привязаны не к дисконтным картам, а к самим клиентам. Благодаря этому не надо ничего делать в системе, если покупатель перешел в другую «весовую категорию» или, например, потерял свою карточку. Все накопленные суммы покупок, суммы бонусов, вся история покупок привязаны к покупателю, а карточка – это только средство его идентификации на кассе. Вместо потерянной карточки покупателю выдается новая, старая блокируется и все…как будто и не было досадной потери.

Система лояльности, построенная на анализе покупок клиентов - может отслеживать сумму покупок, количество покупок, максимальную сумму покупок.

SuperMag Plus предоставляет несколько способов расчета этих параметров:

• Простое накопление, когда каждый новый чек прибавляется к сумме накоплений и эта сумма всегда только увеличивается;
• Скользящее накопление, когда в расчет принимаются покупки только, например, за последние полгода. Таким образом, сумма накоплений может и снизится, если покупатель стал реже посещать ваш магазин.

Суммы накоплений клиентов могут храниться как на сервере (магазина или центральном) так и могут сразу рассылаться на кассы, таким образом, сделав покупку в одном отделе, покупатель в следующем отделе может получить новую скидку, с учетом только что сделанной покупки. Передача информации происходит практически мгновенно, весь процесс измеряется секундами.

Бонусные программы, получившие последнее время широкое распространение, также всецело поддержаны в кассовой программе.

Накопление бонусных баллов можно организовать по самым разным алгоритмам – это и покупки товаров определенной товарной группы, определенного производителя или поставщика, просто покупки сделанные в определенный период времени.

Накопленные бонусы могут быть использованы на кассе либо как скидка при очередной покупке, либо как средство оплаты. При этом покупатель сам регулирует сумму бонусов, которую он хочет истратить при текущей покупке.

Управление системами лояльности в торговой сети – это еще один уникальный инструмент. Кассовая система позволяет гибко управлять скидочными мероприятиями во всей сети сразу, но при этом, естественно, остается адресность скидок – маркетинговая схема действует для указанного перечня магазинов, в других магазинах будет действовать другая схема.

С не меньшим успехом может быть поддержана и децентрализованная структура управления, когда центральный сервер предназначен только для административных функций, а управление системами лояльность будет производиться в магазинах. Для сильно распределенных торговых сетей есть возможность «гибридного» управления скидочными системами, когда на центральном сервере настраиваются основные параметры скидок, а в магазинах они только «наполняются» товарным содержанием. Любая схема настраивается с помощью параметров, соответственно, нет необходимости обращаться к разработчикам системы, если поменялись требования бизнеса.

Обеспечиваем учет и контроль

1. Проведение инвентаризаций

В SuperMag Plus фиксируются все факты, связанные с движение товара в магазинах и на складах. Система позволяет реализовать систему учета в разрезе лиц и бригад. Натуральный учет в системе ведется с соблюдением принципов полноты, непрерывности и документированности. Учетные данные используются в том числе и для проведения инвентаризаций товарных запасов.

Система поддерживает процесс инвентаризации минимизируя время на проведение фактического подсчета. Это очень важно, ибо это время «украдено» у процесса продажи имеет вполне конкретную цену потерянной выручки.

Механизмы инвентаризации, предусмотренные в системе позволяют проводить ее «врасплох», без подготовки, не снижая запасов, силами неквалифицированного персона. При подсчете используются инструментальные методы, сканирование товаров, адаптированные интерфейсы ввода количества с калькулятором и подсказкой.

Подсчет может производиться несколькими группами счетчиков одновременно в разных зонах магазина или РЦ. Сканироваться и считаться может товар в любом порядке, по заранее подготовленному списку или все подряд, что видит счетчик.

2. Подведение итогов инвентаризации

После проведения подсчета фактического количества магазин может продолжать торговлю. Результаты инвентаризации могут подводиться позже. При подведении результатов решаются несколько задач:

• Определение стоимости потерь для целей финансового учета.
• Определение стоимости излишков для целей финансового учета.
• Определение размера претензий материально ответственным лицам.
• Сбор доказательств для предъявления претензий материально ответственным лицам.
• Документирование результатов ревизии.

В SuperMag Plus формируются инвентаризационные описи и сличительные ведомости.

3. Непрерывный контроль остатков

Система реализует облегченный вариант ревизии с выборочным подсчетом, не влияющий на бухгалтерский учет. Этот контроль может проводиться самими сотрудниками магазина в рамках поддержания корректного учетного остатка для заказа. Или это делается специальными сотрудниками, отвечающими за безопасность.

При этом все возможности быстрого подсчета товара реализованные в системе доступны, как и при полномасштабной инвентаризации.

Данная технология позволяет предотвратить злоупотребления и ошибки персонала. Лучше бороться с причиной, а не со следствием.

4. Контролируем персонал

Все действия сотрудников регистрируются системой. Особенно «криминальные» действия назначение цены, изменение нормы запасов, присвоение штрихкода отображаются в интерфейсах системы с посекундной детализацией.

Сотрудник, совершивший злоупотребление или ошибку, всегда будет установлен. Система поддерживает применение паролей и обязательную идентификацию пользователя и рабочей станции, на которой он работает.

SuperMag Plus передает данные программам видеонаблюдения для контроля работы кассира.

Система SuperMag Plus в целом решает две задачи: предотвращение злоупотреблений и сбор доказательств для предъявления претензий.

Управляем финансовыми обязательствами

1. Возникновение обязательств перед поставщиками

Торговая система SuperMag Plus позволяет отделить возникновение денежного обязательства за поставленный товар от самого получения товара. Отделить по времени, месту, сумме обязательства.

Часто бывает, что поставщик поставил одно и по одним ценам, а счета на оплату выставляет за другое и по другим ценам. Для решения таких конфликтных ситуаций существуют процедуры сверки. Процесс сверки счетов в системе реализован отдельно от приемки товара. Это позволяет не заботиться на рубеже приемки о точности цен, а принимать в количестве. Ценами и стоимостными показателями могут заниматься специальные сотрудники. Разведение этих задач позволяет решить их обе качественно и своевременно, ибо трудно найти сотрудника, одинаково хорошо отличающего калибр яблок и разбирающегося в ставках НДС и ценах.

Но в организациях, где роли товароведа и финансового менеджера не разведены, обе задачи может решать один сотрудник.

Система поддерживает как сальдовый метод отслеживания обязательств по поставщику, так и детальное отслеживание обязательства по каждой поставке определенного поставщика. Система оперирует отсрочками платежей в банковских и календарных днях, позволяет прогнозировать штрафные санкции, контролирует превышение лимита товарного кредита.

Менеджер, управляющий закупкой группы товаров, реализует в системе распределение бюджета, выделенного ему на оплату.

2. Оплаты поставщикам

Финансовый менеджер формирует в системе множество платежных документов по сделанным поставкам и авансовые оплаты. SuperMag Plus позволяет создавать множество платежных документов целыми массивами с учетом лимитированной суммы оплаты. При этом система «понимает», какую конкретную поставку оплатил конкретный платежный документ. Система избавляет пользователя от рутинного труда по созданию сотен платежек.

Взаимодействуя с бухгалтерской системой посредством выгрузки списка платежных документов или обмена платежными документами, система закрывает значительный круг оперативных задач бухгалтерии или казначейства организации.

3. Взаиморасчеты с клиентами

Несмотря на то, что основной товарный и денежный поток и количество операций приходится на поставку товаров и их оплату, система позволяет осуществлять зеркальный процесс и в части покупателей, приобретающих товар не через кассовую линию, а по документам.

SuperMag Plus обеспечивает процесс выписки счета, отгрузки, формирования пакета документов и расчетов с такими покупателями

Подводим финансовые результаты

1. Формулируем цели

Независимо от страны применения торговой системы SuperMag Plus цели финансового учета определяются на основании требований трех категорий потребителей финансовой отчетности:

• Международные финансовые институты;
• Национальные потребители отчетности, финансовые институты, фискальные органы, контролирующие и надзирающие организации;
• Сам бизнес изнутри, в лице собственников и управленцев.

Каждый из потребителей ставит перед такой отчетностью свои цели и формирует правила ее составления.

Торговая система характеризуется тем, что может решать задачи формирования любой отчетности, по любым правилам и для любых целей, но совместно с бухгалтерской программой, установленной и работающей совместно с торговой системой.

Торговая система – это колоссальное по емкости хранилище фактов хозяйственной деятельности. Такие объемы информации и степень ее детализации не доступны бухгалтерским системам.

Кроме того, система содержит несколько алгоритмов расчета себестоимости и доходности, обрабатывающих большие объемы данных без потери точности, без отсечений и потери информации.

2. Выбираем алгоритм расчета себестоимости

Расчет себестоимости реализованных товаров в сети ценен тем, что расчет должен быть произведен по сети в целом, а не «склеен» из расчета по каждому объекту.

В торговой системе SuperMag Plus реализовано три опционально настраиваемых расчета по методу FIFO и расчет по средневзвешенной с настраиваемым периодом усреднения.

Все национальные и международные стандарты учета признают эти два метода. Поэтому торговую систему можно использовать для решения любой из выше поставленных задач: формирования отчетности для национальных потребителей, бухгалтерский учет, исчисление налоговой базы по прибыли и НДС, формирование отчетности по МСФО.

3. Можно ли повернуть время вспять?

Торговая система SuperMag Plus позволяет исправлять ошибки «задним числом» и бесконечное число раз повторять расчет себестоимости. Строгость работы системы настраивается пользователем самостоятельно, технических ограничений не существует.

Анализируем результаты

1. Оперативная отчетность

Построение отчетов является неотъемлемой функцией торговой системы SuperMag Plus.

При автоматизации бизнес процессов возникает необходимость получения определенных отчетов, связанных с этими процессами. Как правило, все эти отчеты имеют конкретную бизнес цель и отвечают на управленческий вопрос очень конкретно «да», «нет» и «сколько».

Потребителями такой отчетности является линейный персонал. Поэтому эти отчеты крайне просты в эксплуатации, но могут при этом содержать скрытые для пользователя сложнейшие алгоритмы.

В системе существуют штатные отчеты и инструментарий, позволяющий пользователям создавать собственные отчеты в соответствии со своими требованиями и под свои задачи. Модуль отчетов обеспечивает, входящий в стандартную поставку обеспечивает:

• Отчеты по розничной продаже;
• Отчеты по поставщикам и клиентам;
• Бухгалтерские отчеты о суммах налогов и себестоимости;
• Отчеты по первичной документации (документообороту), реестры;
• Печать справочных данных, зарегистрированных в системе;
• Печать всех видов документов в формах, предусмотренных законодательством.

Часть этих отчетов, например, отчёты по документообороту (реестры документов) могут быть настроены пользователем с помощью инструментария, входящего в комплект поставки SuperMag Plus. В частности, пользователь, обладающий соответствующими правами может заново определить перечень торговых операций (а значит, и документов), которые будут отображены в данном отчёте.

SuperMag Plus позволяет пользователям и самостоятельно пополнять список доступных отчетов. Например, SuperMag Plus обеспечивает подключение «сторонних» отчётов, разработанных с использованием Oracle BI, MS Access, Seagate Crystal Reports и другими бизнес-приложениями.

2. Бизнес анализ своими силами

Кроме отчетов, используемых в оперативной работе, в системе предусмотрен целый раздел для решения аналитических задач. Интегрированная в торговую система бизнес анализа представляет из себя набор тематических бизнес кейсов (аналитических задач), которые пользователь может использовать в многочисленных вариациях. Список бизнес-кейсов непрерывно пополняется.

Данный раздел SuperMag Plus - это в большей степени инструмент, нежели готовый результат. Это необычно для концепции торговой системы в целом, но это необходимо для решения аналитических задач.

Подготовленный пользователь самостоятельно может создавать собственные задачи на базе существующих бизнес-кейсов. Для этого нужно пройти обучение, но не нужно быть профессиональным программистом.

Кроме задачи самого анализа данный раздел позволяет создавать презентационную отчетность для широкой публикации в виде красочных таблиц, диаграмм, графиков. Данные свободно переносятся в Excel.

Управляем персоналом и процессами

1. Построение функционально-ролевой модели процессов

Поскольку торговая система управляет жизненно-важными процессами торгового предприятия и имеет дело с коммерческой информацией, в SuperMag Plus изначально был заложен комплекс технических и организационных мер, обеспечивающих разделение прав доступа и контроль за действиями пользователей.

Доступ в систему осуществляется по имени и паролю с помощью аппарата ролевого доступа. Все пользователи в системе SuperMag Plus разделены на группы - «должности». Должности определяют права доступа к данным (карточки товаров, цены, документы по местам хранения и пр.) и к функциям, которые пользователь может осуществлять при работе с данными. Ролевой принцип идентификации позволяет закрепить за каждым сотрудником только отведенную ему сферу полномочий с доступом к строго определенным фрагментам корпоративной информации.

Настройка профилей ролей позволяет ограничивать доступ к базе данных на уровне ее управляющих элементов (таких, как объекты торговой сети, документы, места хранения, отдельные поля форм ввода информации, отчеты или группы отчетов и т.д.). Например, можно определить права на работу с накладной для разных сотрудников: «оператор» заводит накладную в ассортиментном выражении, «кладовщик» принимает товар в количественном выражении, «товаровед» вводит в документ цены. Все ограничения такого рода поддерживаются администраторами, распределяющими права доступа пользователей согласно служебным полномочиям и обязанностям.

2. Ограничения системы, «защита от дурака»

В SuperMag Plus содержится около двухсот проверок состояния бизнес процесса и действий сотрудников. Гибкая настройка таких проверок на должность сотрудника позволяет не допустить непоправимых ошибок и злоупотреблений. Жесткость реакции системы регулируется пользователем в диапазоне от «разреши все» - «запрети если.».

Интеллектуальные подсказки и запреты позволяют снизить трудозатраты в повседневных рутинных операциях, передоверив контролирующие действия системе.

Отраслевые особенности

1. Учитываем специфику отрасли

В SuperMag Plus реализованы многие специализированные процессы и функции, связанные с особенностями конкретной отрасли. Уделено внимание деталям этих процессов. Например, операции с коробами и «ростовками» при торговле обувью. Размеры, цвета и роста для торговли текстилем. Специальная атрибутика товара для торговли мультимедиа продукцией и книгами. Серийные номера, партии для торговли товарами с индивидуальными признаками каждого экземпляра.

2. Реализуем специализированные бизнес процессы

Система SuperMag Plus поддерживает бизнес процесс торговли в режиме Cash&Carry с выдачей пакета документов и распознаванием «профессионального покупателя».

Пользователь может с успехом использовать систему на производственных складах для отгрузки товаров мелкими партиями многочисленным предпринимателям и организациям. Данный процесс ничем не отличается от работы кассира, только вместо кассы используется рабочее место продавца-комплектовщика, а вместо наличных денег и банковских карт безналичный счет и остаток средств на нем разрешенный к списанию.

Пользователь может применять торговую систему с обычной пассивно суммовой кассой в небольших торговых точках при торговле ювелирными изделиями, дорогими и сложными товарами, где факты продажи не часты, но весьма сложны и «дороги».

Интеграция с внешними системами

1. Место торговой системы в корпоративной информационной системе

Современным подходом к автоматизации бизнес процессов организаций является целевое использование специализированных программных продуктов по конкретные задачи бизнеса.

При таком подходе торговой системе отводится определенная роль. При этом система работает совместно с иными программными продуктами.

Эти продукты могут «накрывать» торговую систему сверху, обеспечивая управляющие и консолидирующие функции. Как, например, ERP –системы, финансовые системы, бухгалтерские программы.

Могут дополнять функциональность торговой системы, детализируя процессы и функции. Например, применение WMS для складской логистики, CRM – для построения изощренной системы лояльности.

Могут работать параллельно, решая различные связанные задачи. Например, системы управления гарантийным сервисом и доставкой, управление планограммой магазина и выкладкой, аналитические системы.

2. Способы совместной работы со сторонними системами

Торговая система может выступать как ведущая и как ведомая в зависимости от задачи и конфигурации решения.

Система обеспечивает два способа стыковки: выгрузка данных в стороннюю систему и двунаправленный обмен данными.

Выгрузка данных предусмотрена в первую очередь для обеспечения бухгалтерских программ данными первичного учета в товародвижении. Пользователь может настроить неограниченное количество сценариев выгрузки. Функционал экспорта данных во внешние системы не зависит от типа этих систем и производится в стандартизированных форматах данных.

Двусторонний обмен используется при автоматизации бизнес процесса более чем одной системой. В этом случае часть функций и ролей в процессе автоматизированы в торговой системе. А другие функции и роли – в другой системе. Это типично для стыковки с WMS, где операции на складе выполняются в складской системе. Это типично для подчинения торговой системы управляющей системе, оперирующей более широкими списками товаров и иных объектов.

Совместная работа с бухгалтерской программой и системой «банк-клиент» позволяет поддерживать управление платежами и обязательствами.

В данном случае обмен данными и объектами происходит в виде XML файлов. Причем, при совместной работе двух систем возможно, что для одного процесса торговая система будет ведущей, а сторонняя – ведомой, а для другого процесса – наоборот.

Пользователь самостоятельно может настроить такой обмен, определить перечень рассылаемых объектов, отредактировать в удобном редакторе формат XML файла.