ПО Айтида: Выгрузка данных в бухгалтерские программы

Очень часто возникает вопрос, почему в программных продуктах «Айтида Retail» реализована выгрузка данных для бухгалтерии в виде готовых бухгалтерских проводок, а не документами. Ведь это было бы действительно просто, если документы, введенные оператором в управленческой системе, целиком и полностью можно бы «скопировать» в бухгалтерию! К сожалению, в жизни, такой способ только добавляет работы бухгалтеру и серьезно снижает эффективность применения управленческой системы. В чем же причина?

Прежде чем детально изучить технические тонкости обмена данными между двумя различными информационными базами, стоит отметить существенную разницу бухгалтерского и управленческого учетов.

Управленческий учет, или, как его часто называют, «оперативный», предназначен для своевременного управления текущей деятельностью предприятия: управление ценообразованием, запасами, персоналом, покупателями, управление поставками, производством и многими другими бизнес-процессами. С помощью этих функций компании добиваются значительного успеха в управлении и планировании.

Например, в управленческом учете для оформления правильного заказа поставщику необходимо знать остаток товара и его оборачиваемость. При этом совершенно не важно перемещение бонусов от поставщика: были они адресованы покупателям или списаны «на сотрудников». Если в магазине обнаружено несоответствие учетного количества товара фактическому – немедленно вводится документ «инвентаризация» или «пересортица».

Поиск ошибок месячной давности в управленческом учете не только не имеет смысла, но и в определенной степени даже вредит: ежедневные товарные отчеты уже сданы и подписаны так же, как подписана пре-дыдущая инвентаризация, недостача по которой уже «списана» в счет зарплаты сотрудников.

Бухгалтерский учет, будучи синтетическим, совершенно не нуждается в оперативной информации. Его задача – максимально оптимизировать сумму налогообложения и своевременно сдать необходимую бухгалтерскую отчетность. Надо ли говорить о том, что «отставание» бухгалтерского учета от оперативного в некоторых компаниях доходит до полугода, не говоря уж о периоде в один-два месяца.

Различная природа учетов порождает конфликт интересов бухгалтерии с сотрудниками других подразделений компании. Найти баланс в этих отношениях – задача руководителя. Именно «баланс», потому как бухгалтерия – это такое же обслуживающее подразделение, как и многие другие. И если бухгалтер диктует другим подразделениям свои условия, то это так же нелепо, как если бы водитель решал, какой товар и куда ему нужно везти.

К сожалению, ситуация, когда внедрением системы автоматизации торговли руководит бухгалтер, встречается достаточно часто. Это происходит оттого, что в небольших компаниях бухгалтер оказывается единственным специалистом, хорошо знакомым с компьютером, который умеет работать в специализированных программах. Стоит ли акцентировать внимание на том, чем обычно заканчивается автоматизация в таком случае? Бухгалтерия сдает отчетность вовремя, а торговый отдел испытывает определенные проблемы. Да что там торговый отдел, страдают клиенты! Директор одной крупной торговой сети как-то высказался: «Бухгалтер работает не на государство, а на меня. Мой бухгалтер накануне сдачи баланса или НДС бросит все и пойдет в ночную инвентаризацию супермаркета, потому что это важнее».

Мы рекомендуем руководителям предприятий не поручать внедрение системы управленческого учета специалистам отдела бухгалтерии. Этого же мнения придерживаются и компании-интеграторы, внедряющие зарубежные программные продукты (Axapta, SAP, etc.). На вопрос бухгалтера на переговорах «А как же я?» в этих компаниях существует готовый ответ: «Не переживайте, Вы как работали, так и будете работать. Наша система Вам не помешает». И позиция интеграторов понятна: полноценный обмен данными между хорошим бухгалтерским и хорошим управленческим учетом не более, чем миф.

На этом закончим теоретическую часть и перейдем к практике.

Поговорим о технических проблемах обмена документами между двумя системами учета, предназначенными для решения различных задач.

Итак, если в программе создан документ, значит, в нем должны быть товары, опубликованные списком. Если бухгалтер скажет, что вся номенклатура ему не нужна, товары можно «сгруппировать по ставкам НДС». В этом случае в базе отобразится усредненный учет себестоимости, например, спичек и красной икры. Отсюда вывод: товары должны передаваться вместе с документами обязательно всем списком. В этом случае весь ассортимент магазина попадает в справочник бухгалтерии. Сразу же возникает проблема синхронизации справочника. Коды (ID) номенклатуры в двух программах должны быть одинаковые. Если магазин небольшой и в ассортименте не больше трех тысяч единиц, то бухгалтер еще может отслеживать и синхронизировать коды номенклатуры в разных базах. Синхронизировать в этом случае бухгалтеру приходится вручную, в каждой карточке товара придется заполнять специфические бухгалтерские реквизиты: тип товара, вид и многие другие. И следует учесть, что делать это придется постоянно.

Вводить новые товары при обмене документами в бухгалтерии нельзя. Если бухгалтеру понадобятся «только бухгалтерские» товары или услуги, необходимо их сначала вводить в управленческую базу данных, после чего делать выгрузку в бухгалтерию. Как Вы думаете, готов ли бухгалтер к такой работе? Верите ли Вы, что он это будет делать? Понимаете ли Вы, чем это закончится и кто будет виноват?

Допустим, объект с небольшой номенклатурой: в магазине всего 500 товаров, ассортимент не обновляется и не расширяется, все синхронизировано и все, казалось бы хорошо. Начинаем передавать «приходы» в бухгалтерию. Оказывается, что документы придется подправлять вручную: дописывать номер договора, проставлять вариант зачета аванса и др. Это касается всех видов документа, потому как в оперативном учете отсутствуют специфические бухгалтерские реквизиты. Во-первых, в них нет необходимости, а во-вторых, оператор не в состоянии их корректно указать.

А далее обнаруживаются проблемы, касающиеся себестоимости: например, бонусы поставщиков, себестоимость которых в управленческом и бухгалтерском учетах отличается. Потом возникает проблема, связанная с несовпадением учетных политик (FIFO, LIFO, средняя себестоимость и другие). Да и бухгалтерия будет явно возражать против управленческой установки «собственный товар списывать раньше комиссионного».

Правила проведения документов в системах различны, и порядки округления десятитысячных долей числа отличаются. При раздельном проведении документов отчеты по себестоимости в бухгалтерии и управленческой базе не совпадут никогда. Как в этом случае бухгалтер будет контролировать корректность данных? Скорее всего, вручную.

В конце дня Вы можете обнаружить, что на кассе продан товар, которого нет в остатках. Например, в результате пересортицы. В управленческом учете можно создать документы «инвентаризация» или «пересортица». Но их нельзя транслировать в бухгалтерию, также как и невозможно показывать ежедневные инвентаризации.

Полная инвентаризация в магазине – еще одна большая головная боль. Согласно ведению управленческого учета, акт инвентаризации должен быть немедленно подписан персоналом, ведь недостача – это урезанная заработная плата ответственных сотрудников. В этом случае изменения в подписанных документах недопустимы. Но как быть с бухгалтерией, которая отстает по времени, исправляет первичные документы? Несомненно, это ведет к снижению контроля за персоналом и фактическому отсутствию материальной ответственности.

Перечисленное выше – это лишь некоторые крупные проблемы, с которыми столкнется бухгалтер, пожелавший наладить обмен документами. А еще ожидается множество мелких неприятностей, таких как: округление весового товара в чеках, уцененные товары, комбинированная оплата чека наличными и по карте, распределенные по позициям скидки на чек, операция обмена товара, возвраты вне кассовой смены и др.

В итоге получается, что в случае налаживания функции обмена документами работы у бухгалтера оказывается не меньше, а гораздо больше, чем даже при полностью самостоятельной, ручной работе без обмена данными. Частично упростить работу бухгалтера можно с помощью обмена сводными проводками. Однако по-прежнему большинство бухгалтеров предпочитают нести ответственность именно за свою работу, а не за работу операторов. И поэтому «как раньше работали, так и продолжают работать». И управленческая система им вовсе не мешает.

P.S. Вы наверное спросите: «Неужели этих проблем не будет, если приобрести и управленческую, и бухгалтерскую программу от одного производителя»? Постарайтесь ответить сами на этот вопрос или попробуйте на каком-либо предприятии наладить полноценный управленческий и полноценный бухгалтерский учет с обменом данными. Особенно, если это предприятие – магазин.

И все-таки, если Вы хотите взять на себя такую ответственность, можете воспользоваться обработкой «Выгрузка данных» в Айтида Retail и самостоятельно настроить выгрузку документов для программы бухгалтерского учета.

Наталья Масловская,
генеральный директор «Айтида»