Нужна автоматизация?! (часть первая)

Мы начинаем цикл статей, посвященный теме, в которой казалось бы уже не должно быть «белых пятен». Но на деле получается, что существует еще ряд моментов, нуждающихся в разъяснении. И этим циклом статей, мы хотим раз и навсегда, как говориться, расставить все точки над «i».

Итак, тема цикла наших статей «Нужна автоматизация?!.»

Прежде всего, давайте рассмотрим автоматизацию как термин. Если заглянуть в толковый словарь, там мы найдем такую трактовку этого слова: «автоматизация — применение технических средств и специальных систем управления, частично или полностью освобождающих человека от непосредственного участия в процессе производства, получения, преобразования и т.п. энергии, материалов и информации».

В нашем случае, автоматизация предприятий торговли и сферы услуг способствует избавлению человека от рутинной работы по получению и обработке информации,  соответственно, исключает ошибки, связанные с влиянием человеческого фактора и позволяет получать актуальные и точные аналитические данные.

Казалось бы польза автоматизации очевидна. Но… не для всех. Есть категория руководителей, которые до сих пор считают, что с автоматизацией можно подождать, ведь до сих пор их предприятие работало без нее и прибыль получало, так зачем же тратить время и деньги на автоматизацию. И вот на это утверждение можно привести множество «против»!

С какими проблемами чаще всего сталкивается предприятие, на котором отсутствует автоматизация? Прежде всего, это проблемы как внутренние, так и внешние. К внутренним относятся: бесконечные расхождения в учете, на складе и в кассе; отсутствие контроля за действиями персонала; высокие трудозатраты на простые операции (приходы, инвентаризации, продажа и т.п.); отсутствие реальной основы для принятия решений; невозможность оценки деятельности предприятия в целом. Под внешними силами мы понимаем: финансовую нестабильность в мире; усиление конкурентной борьбы; рост числа производителей товаров и услуг; изменение объемов потребления товаров и услуг; изменения на рынке труда и еще много самых различных и непредсказуемых факторов, о которых мы можем и не подозревать, и которые невозможно спрогнозировать. И, что может противопоставить всему этому владелец неавтоматизированного предприятия? Вопрос, пожалуй, риторический.

Что же несет с собой автоматизация? Основная ее задача, скажем так, главная миссия, рост прибыльности предприятия, а это значит снижение уровня затрат и повышение уровня доходов. Достигается это за счет сокращения потерь, связанных с порчей и воровством; уменьшения затрат, связанных с ошибками сотрудников; наличия детальной информации по всем сферам деятельности, что и приводит, в свою очередь, к повышению лояльности со стороны покупателей, формированию приверженности покупателей и повышению управляемости предприятия.

Вот вроде бы первое недоверие к автоматизации прошло, появилось желание получить все блага, сулящие автоматизацией. Нашлась и компания, которая будет проводить автоматизацию, остается только приступить к делу… и опять вступает в дело психологический фактор, страхи, крепко засевшие в сознании владельца. Самые распространенные из них: автоматизация — это слишком дорого; сотрудники не справятся; сейчас совершенно некому этим заниматься; сотрудники против автоматизации, предприятие ведь работает и без автоматизации; у меня нет времени этим заниматься! Что же, чтобы переубедить руководителей в несостоятельности этих отговорок,  у нас есть весомые аргументы. Но начнем по порядку.

Автоматизация — это слишком дорого

Пожалуй, лидирующей причиной отказа от автоматизации, является ее дороговизна. Хотелось бы напомнить мудрую поговорку - «Скупой платит дважды». Во-первых, следует понимать, что вложения в автоматизацию — это долгосрочные вложения, которые окупятся с лихвой. Для наглядности рассмотрим на примере — в цифрах. Цифры, естественно, будут условные. Допустим, небольшое кафе ежемесячно несет помимо запланированных затрат (аренда, зарплата, закупка продуктов и т.п.) и незапланированные, связанные с воровством, халатностью персонала, различными ошибками, в размере 3000 единиц. Кроме того, предприятие не дополучает 1000 единиц в связи с не пришедшими посетителями, соответственно, не заказанными блюдами и т.п. И эти потери предприятие несет из месяца в месяц. Автоматизация же обойдется в 6000 единиц (оплата оборудования, программного обеспечения и услуг по установке и подключению) — сумма, которую владелец заплатит 1 раз! И в последующем будет избавлен от всех ранее перечисленных потерь. Путем нехитрых расчетов Вы можете сами увидеть, что уже через два месяца (!) затраты кафе окупятся и, что самое главное предприятие начнет получать еще и прибыль при грамотно проведенной автоматизации. Получение прибыли станет возможным за счет роста лояльности со стороны посетителей, соответственно, увеличивается количество посетителей. Как следствие вырастает размер среднего заказа. Благодаря «сарафанному радио» Вы получаете экономию на рекламе, благодарные клиенты сами расскажут своим знакомым, друзьям, родственникам, какое у Вас замечательное заведение. Очевидно, что автоматизация несет Вам прибыль и еще раз прибыль! О конкретных цифрах говорить сложно, поскольку это все достаточно индивидуально и зависит от сферы деятельности, масштабов предприятия, какая ситуация была на предприятии на момент начала автоматизации и многих других факторов.

С уверенностью можно сказать одно, что на любом предприятии, какие бы средства не были затрачены, в среднем автоматизация окупается в период от двух месяцев до полугода. Согласитесь, это очень маленький срок по сравнению  с теми преимуществами, которые Вы получаете вместе с автоматизацией.

Сотрудники не справятся

Такой аргумент против автоматизации, как «Наши сотрудники не справятся со всеми этими устройствами» легко разрушить. Работа с установленным оборудованием не предполагает каких-то специфических глубоких знаний, полученных в результате нескольких лет обучения. Все элементарно:

• Работа с терминалом сбора данных не сложнее, чем управление мобильным телефоном.

• Использование сканера штрихкода требует механической сноровки, а не специальных знаний.

• Работа операторов с программным обеспечением ограничена простыми операциями.

Достаточно провести обучение сотрудников в течение нескольких часов и все. Услуги по обучению, кстати, также предлагает компания-автоматизатор. Вам же, как руководителю нужно:

• Еще на начальном этапе заключения договора с компанией, которая будет проводить автоматизацию, проконтролировать наличие в пакете услуг по внедрению обучения для сотрудников (обучение сотрудников является обязательным элементом внедрения системы автоматизации).

• Выбрать профессиональное программное обеспечение, контролирующее корректность действий оператора.

• Обратиться в компанию, профессионально занимающуюся автоматизацией, специалисты которой помогут выбрать оборудование, подходящее именно под Ваши задачи, распределят права доступа к программному обеспечению, проведут обучение персонала и при необходимости помогут после внедрения системы автоматизации, то есть будут оказывать техническую поддержку.

Так что эту причину отказа от автоматизации можно сразу отбрасывать.

В следующей статье мы рассмотрим такие причины отказа от автоматизации, как: сейчас совершенно некому этим заниматься и сотрудники против автоматизации.

Источник: ГК «АТОЛ»